Cartão Corporativo: como funciona, quais os tipos, prós, contras e opções para empresas

Oferecer benefícios aos funcionários é essencial para manter o bem-estar do time, sendo o cartão corporativo uma das formas eficientes de proporcionar isso

Para que funcionários tenham liberdade para comprar e possam centralizar os gastos variáveis em um mesmo lugar, muitas vezes o cartão corporativo é o melhor a ser escolhido. 

Contudo, é comum que as empresas ainda tenham dúvidas sobre se adotar um cartão empresarial será positivo ou não.

A verdade é que irá depender:

  • Da  razão pela qual os cartões serão utilizados;
  • como é o modelo de gestão desses gastos;
  • como é feito o controle por parte dos colaboradores. 

Além disso, para que esse benefício seja realmente efetivo no dia a dia da empresa, é importantíssimo que exista uma política interna – assim, todos os funcionários sabem como funciona o sistema -, e também que a própria empresa do cartão de crédito entregue tudo o que for necessário para a realidade de sua empresa.  

Mas quais são, então, os tipos, as vantagens, as desvantagens e as opções que existem no mercado? 

Nesse artigo deixamos tudo claro para você não colocar sua empresa numa fria. Bora?!

O que é um cartão corporativo?

Um cartão de crédito (ou débito) corporativo, nada mais é do que um cartão bancário utilizado exclusivamente para o pagamento das despesas relacionadas à empresa ou a custos do trabalho. 

Essa é uma maneira efetiva de centralizar gastos corporativos em um único lugar, facilitando a gestão financeira. O que, por consequência, faz também com que essa gestão seja muito mais eficaz e transparente. 

A importância de controlar todas essas atividades através de locais que se correlacionem, e também de centralizar informações que possam ser complementares, é tamanha, podendo otimizar a rotina e prioridades de times inteiros. 

Portanto, é essencial que o seu time administrativo-financeiro e os gestores estejam preparados para utilizar esses recursos –  procurando garantir que o controle de gastos seja efetivo e mostrando que possuir um cartão corporativo trará mais benefícios do que não utilizá-lo.

Por que pensar nos benefícios corporativos dos colaboradores? 

Antes de seguirmos com as explicações sobre os tipos e vantagens dos cartões corporativos, vale refletir sobre o porquê é tão importante que sua empresa analise com atenção os benefícios corporativos oferecidos aos funcionários — como é o caso de um cartão corporativo.

Quando a empresa oferece um bom programa de benefícios corporativos, ela se torna mais competitiva no mercado.  Dessa forma, garante também que a relação empresa-funcionário se fortaleça e que o colaborador tenha maior qualidade de vida. 

Com a gestão de despesas empresariais bem alinhadas, fica mais viável pensar em um cartão corporativo ou benefícios similares para os colaboradores – basta procurar opções que proporcionem o que a sua empresa necessita.

Criar essa relação de confiança com os colaboradores, pode levar sua empresa a outro patamar e atrair ainda mais talentos para trabalharem no seu time. 

A opção do cartão corporativo é muito menos complexa do que pode parecer, então vale investigar. 

Quais os tipos de cartões corporativos que existem?

Conforme já falamos aqui, antes de decidir qual o tipo de cartão — ou modelo de gestão de finanças de sua empresa — é necessário compreender o contexto geral do que faz sentido para a sua empresa, isso, considerando também como e por quem eles poderão ser utilizados

No geral, existem dois tipos de cartões corporativos possíveis:

  1. os pós-pagos
  2. e os pré-pagos

Os cartões pós-pagos funcionam como um cartão de crédito corporativo comum – no mesmo modelo que um cartão de crédito para pessoa física. Ou seja, há limite de gastos, data de pagamento e assim por diante. 

Todas essas regras, quem define é a própria empresa, criando uma política interna de gastos que os funcionários deverão seguir. Sendo assim, é definido um limite para a empresa ou para cada funcionário e, no vencimento da fatura, a empresa faz a revisão desses gastos e realiza o pagamento. 

Nesse modelo não há tantas personalizações, como permitir que a empresa coloque uma determinada quantia de verba por funcionário, é apenas possível fazer essa verificação no fechamento do mês. 

Já os cartões pré-pagos permitem uma maior distribuição e personalização para cada colaborador – a depender do cargo exercido, necessidade de gastos – como viagens corporativas -, e assim por diante. 

Nessa modalidade a empresa administra os valores que serão alocados para o cartão do colaborador, disponibilizando um saldo total e permitindo que ele gaste o valor recebido com as despesas previamente alinhadas – ou seja, sem a necessidade de adiantamento ou reembolso. 

Em geral, existem alguns aplicativos e sistemas, como é o caso da Payfy, que ajudam a controlar esse tipo de gasto. Permitindo que a empresa crie “carteiras” nas quais o colaborador pode distribuir o dinheiro da maneira que achar necessário de acordo com as regras da própria companhia. 

Ali, tudo fica marcado e controlado, facilitando também a gestão financeira por parte do time responsável. Além disso, no caso de falta de recursos por situações imprevisíveis, a empresa ainda pode creditar mais dinheiro mesmo antes do “próximo pagamento”.

O uso do cartão corporativo

Diretrizes e regras são indispensáveis para o uso do cartão corporativo, assim como para qualquer outro projeto da empresa. Sendo assim, a utilização desse benefício precisa estar de acordo com a política interna de adiantamentos e reembolsos de despesas corporativas. 

Mesmo o cartão de crédito corporativo sendo bastante prático — se comparado a política de reembolsos para todos os gastos, por exemplo —, ainda é necessário estar atento a certas burocracias, afinal, as empresas que disponibilizam esse tipo de recurso aos colaboradores possuem gastos que precisam ser controlados.

Por conta de toda a liberdade que um cartão de crédito corporativo oferece ao funcionário, normalmente  as empresas o disponibilizam apenas para funcionários de bastante confiança ou para cargos de liderança. 

O benefício, entretanto, pode ser estendido a mais colaboradores desde que o controle e gestão desses gastos sejam feitos de forma ordenada.  

Portanto, para a sua empresa, comece definindo regras básicas e sempre prezando pelo máximo de transparência possível. Algumas dicas para isso são:

  • Crie centro de custos, definindo valores e prioridades para cada um deles; 
  • Deixe claro o quanto cada time terá de budget para o uso do cartão, assim pode ficar a cargo dos gerentes ou lideranças fazer essa distribuição — se necessária; 
  • Sempre digitalize as notinhas, existem aplicativos que disponibilizam essa função e ela é essencial para organização e conferência dos gastos sem riscos de perda de nota fiscal ou dos dados.

Facilite a gestão de gastos 

Um ponto importante a ser pensado quando a sua empresa for contratar um sistema de benefícios aos colaboradores – como o cartão corporativo -, é quanto à facilidade de gestão disso tudo. 

Conforme falamos ao longo deste artigo, para que o benefício funcione com efetividade, o controle, gestão e governança precisam estar bastante alinhados com a expectativa do negócio.  

Para tal, o interessante é procurar um sistema que permita a empresa possuir cartões de crédito corporativo que contam com um sistema de gestão inteligente integrado.

No mercado, existem opções de aplicativos que facilitam (e muito!) a gestão e o controle dos gastos dos colaboradores, sem a necessidade de conferir manualmente todas as faturas, por exemplo. 

Portanto, procure por sistemas que automatizem os relatórios e já divida e crie categorizações de acordo com as necessidades da própria empresa. Isso fará com que o time responsável por esse controle possa agilizar esse trabalho e dar atenção para tantas outras coisas do dia a dia de uma equipe administrativa financeira. 

Então antes de escolher o seu software, procure pensar no seguinte: 

  • O sistema escolhido permite que vocês tenham cartões físicos e virtuais? Uma facilidade que é cada dia mais necessária nos dias atuais; 
  • Ele possui um espaço onde todos os recibos e notas fiscais possam ficar digitalizados de forma organizada e segura? 
  • Se ele possui integração contábil com os principais sistemas de controle de gestão de gastos — o que é essencial para que o aplicativo ajude e não dificulte nos processos administrativos-financeiros; 
  • Há a possibilidade de acompanhamento de gastos e movimentos em tempo real, garantindo que tudo está correndo conforme o esperado e planejado? 

Prós e contras do cartão corporativo

Os prós e os contras irão variar dependendo do modelo que sua empresa escolher. O fato é que todas as modalidades de controle de gastos dos funcionários terão benefícios e malefícios. 

Mas pensando no cartão de crédito corporativo, ele pode ser uma solução simples e acessível para facilitar a gestão financeira do negócio. Portanto, separamos os principais motivos para sua empresa ter ou não um cartão de crédito corporativo:

Prós 

  • Otimização de burocracias e processos que fazem grande diferença para todos os tipos de empresas — de pequenas a grandes; 
  • Facilidade para agilizar compras que precisam ser feitas em diferentes estados e cidades (fator que ficou ainda mais evidente durante a pandemia);
  • Consequentemente, permite maior liberdade de compra também aos funcionários. Afinal, uma vez que as regras estão bem definidas, a tendência é de que fluem muito bem esses processos; 
  • Maior controle de gastos, uma vez que é a empresa quem define o total que pode ser utilizado por cada time e funcionário;
  • O cartão de crédito é aceito, atualmente, em quase todos os lugares! Uma ótima vantagem principalmente para aqueles funcionários que viajam bastante.

Contras

  • Há uma certa complexidade de gestão, uma vez que todos os valores, fluxos e centros de custos precisam estar bem redondinhos para funcionarem; 
  • Atualização de limite nem sempre é assim tão fácil de ser feita e depende da plataforma que a empresa optou por utilizar. Por isso, é necessário um planejamento sempre a médio/longo prazo; 
  • No caso da empresa que optar por apenas um cartão de crédito corporativo para um único grupo de funcionários, esteja ciente que a fatura também virá de forma unificada. O que significa que a conferência e revisão precisa ser feita com o dobro de atenção. 

É importante ressaltar que a maioria dos malefícios se apresentam quando os cartões corporativos são solicitados através de Bancos. Isso acontece pois os mesmos não possuem um software que permite acompanhamento de gastos, faturas individuais e até mesmo liberdade para ajustes de limite ou expedição de um novo cartão.

Contudo, quando a empresa conta com um sistema de gestão integrado ao cartão de crédito corporativo as burocracias diminuem e os gestores têm muito mais liberdade no gerenciamento de gastos de seus funcionários.

Por isso não tenha receio de buscar pelas facilidades que as novas tecnologias financeiras podem permitir à sua empresa e ao dia a dia de seu time. 

Fale com a Payfy e compreenda qual o melhor plano e sistema para você. 

Até a próxima!


André Apollaro

Founder & CEO da Payfy

Fundo Cartões